Au sein d’une TPE, il n’est pas toujours nécessaire de faire appel à un cabinet d’expert-comptable pour la gestion de sa comptabilité.
Si le chef d’entreprise préfère se décharger de ce travail, il devra établir des factures, des devis, des bons de commande et de livraison ainsi que d’autres documents.
Pour ce faire, il lui faudra s’équiper d’un logiciel de comptabilité, gestion efficace.
Voici quelques conseils afin de faire le bon choix.
Les fonctions d’un logiciel de comptabilité et de gestion
Généralement les logiciels de comptabilité et de gestion offrent à l’utilisateur des services de base, c’est-à-dire la possibilité de gérer la facturation, d’enregistrer des écritures comptables, de faire les rapprochements bancaires, le suivi des comptes clients et fournisseurs, la gestion de la TVA, et l’édition des livres comptables ainsi que le transfert de ces pièces comptables au cabinet d’expert comptable choisi.
Le recueil des besoins ?
Les besoins dépendent de l’activité de l’entreprise :
- Pour les prestataires de service, la priorité ira vers l’établissement des devis.
- Pour les entreprises d’achat-revente, la priorité ira vers la gestion des stocks, celle des prix et des
marges, l’établissement des bons de commande et des bons de livraison…
- Pour le e-commerce, la
priorité ira vers la connexion à la boutique en ligne car sont intégrés au
site du e-commerce la facturation et la gestion des stocks.
- Pour les entreprises du bâtiment, la priorité ira vers l’établissement des devis, le suivi des travaux, la gestion de la facturation.
L’organisation de la comptabilité
Quel’entrepreneur souhaite tenir lui-même une comptabilité de trésorerie ou une comptabilité d’engagement, le logiciel devra détenir la possibilité d’intégrer les opérations bancaires en comptabilité et de les catégoriser.
Il lui faudra une application pour procéder aux déclarations fiscales, à l’édition des comptes annuels et à l’édition du fichier des écritures comptables.
Pour les micros entreprises, il suffit d’un logiciel pour faire les factures, devis, bon de commande et de livraison et de tenir un livre des recettes et un registre des achats.
Si la comptabilité est déchargée vers un expert-comptable, la possibilité de facturer suffira avec un simple tableur.
Choisir le logiciel
Définition des besoins
Pour arriver à la bonne décision il faut d’abord faire la liste des besoins et fonctions nécessaires, et faire un premier tri parmi les offres, avant de choisir.
La liste des fonctions nécessaires, dépend de l’activité,toutefois, nous vous proposons quelques fonctions qui apparaissent incontournables et dont le logiciel de comptabilité, gestion doit être muni :
- La création et le suivi des factures clients, des devis et des bons de commande,
- Le suivi des paiements des clients et de ceux effectués aux fournisseurs,
- La comparaison banque et comptabilité,
- L’enregistrement des factures,
- L’établissement de la TVA, déclaration et envoi compris,
- L’édition des documents comptables,
- L’envoi des informations au cabinet d’expertise comptable,
- La comptabilité par poste nécessaire à une bonne gestion,
- La possibilité de faire des tableaux de bord propre à l’activité de l’entreprise,
- Le suivi de trésorerie.
Recherche et sélection des logiciels
Il y a beaucoup de propositions c’est pourquoi il faut s’attacher seulement à celles qui correspondent aux fonctions prédéfinies.
Pour cela le chef d’entreprise devra en tout premier lieu se poser les questions suivantes pour chaque logiciel proposé :
- Répond-il à mon besoin ?
- Est-il en adéquation avec mon travail ?,
- La proposition est-elle issu d’un vendeur sérieux ?
- Existe-t-il un bon rapport qualité, prix ?
Ainsi la sélection de quelques logiciels sera faite.
Le choix final
Il restera à passer au choix. Il se fera en tenant compte des qualités suivantes :
- Quel est le type d’application ?
- Est-ce un logiciel à installer sur l’ordinateur ou une application en ligne seulement ?
- Propose-t-il l’utilisation par plusieurs personnes simultanément et dans les mêmes conditions ?
- Comment se réalisent les mises à jour ?
- Quel est le système de service après vente ?
- Y-a-t-il la possibilité d’avoir une formation à la mise en place ?
Si des essais gratuits sont proposés, c’est l’idéal pour vérifier sa maniabilité.
Enfin le chef d’entreprise prendra soin de lire les commentaires d’utilisateurs.
Le choix effectué, la comptabilité et la gestion pourront être mises en place et le démarrage de l’entreprise effectif.
