Afin de pouvoir garantir dans les entreprises la transparence en matière d’emplois de salariés, il existe la tenue obligatoire d’un registre unique du personnel.
Dans ce dossier nous évoquerons les entreprises et les salariés concernés ainsi que le contenu et la forme que doit avoir ce registre.
Les employeurs concernés par la tenue du registre unique du personnel.
Toutes les entreprises quelle que soient leur taille ou le nombre de salariés employés ont l’obligation de tenir le registre unique du personnel à l’exception néanmoins des associations qui règlent les salaires de leurs salariés avec des chèques emplois associatifs et les particuliers qui emploient une personne pour des travaux divers.
Les salariés concernés par la tenue du registre unique du personnel
Dès leur embauche de nombreuses catégories de salariés doivent être enregistrés par leur employeur dans le registre unique du personnel.
Voici quelles sont ces catégories :
- Les salariés qui ont signé soit un contrat à durée déterminée soit un contrat à durée indéterminée,
- Les salariés de nationalité étrangère qui sont embauchés,
- Les stagiaires présents dans l’entreprise le registre doit y contenir, leur nom, prénom,
- Les jeunes qui sont en contrat d’apprentissage ou en contrat de professionnalisation,
- Les personnes volontaires en service civique,
- Les personnes qui sont employées par le biais d’une agence de travail temporaire
- Les travailleurs à domicile.
Les informations qui doivent figurer dans le registre unique du personnel
Dès l’entrée d’un salarié dans l’entreprise, l’employeur a le devoir d’inscrire sur le registre unique du personnel les informations suivantes :
- L’identité du salarié, sa nationalité, sa date de naissance et son sexe,
- L’emploi qu’il va occuper, sa qualification
- Les dates d’entrée et de sortie dans l’entreprise.
A noter : Dans le cas d’une autorisation d’embauche ou de licenciement, la date de cette autorisation ou la date de la demande d’autorisation.
Concernant les travailleurs étrangers qui doivent détenir un titre leur permettant de travailler en tant que salarié, il sera indispensable d’inscrire le type et le numéro d’ordre du titre qui vaut autorisation de travail.
Le registre du personnel mentionnera aussi des informations quant au contrat de travail :
- Pour les salariés en contrat à durée déterminée il inscrira la mention « contrat à durée déterminée »,
- Pour les salariés temporaires il inscrira la mention « salarié temporaire » plus le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire concernée.
- Pour les travailleurs issus d’un groupement d’employeurs, il inscrira la mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » plus la dénomination et l’adresse du groupement concerné.
- Pour les salariés à temps partiel, il inscrira la mention « salarié à temps partiel ».
- Pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, il inscrira la mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».
En cas de changement de contrat l’employeur devra le mentionner dans un ordre chronologique comme toutes les autres informations.
Le registre unique du personnel doit être conservé pendant 5 ans.
La forme du registre unique du personnel
Il peut être sous la forme informatique ou papier, l’important est qu’il puisse être facilement contrôlé.
Les sanctions pour défaut de registre du personnel ou mauvaise tenue.
Le risque dans ces deux cas est une contravention de 1500 à 3000€ en cas de récidive.
Pour non présentation à l’inspection du travail la contravention est de 450 €.
