Dans ce dossier, nous passerons en revue l’ensemble des règles relatives à l’envoi des factures par un professionnel à ses clients ainsi que les règles concernant les factures d’acomptes.
Plusieurs conditions doivent être respectées lors de l’envoi d’une facture par un responsable d’entreprise à un client lorsque l’entreprise a effectué un travail, une vente ou un service.
La facture sera envoyée en papier ou sous certaines conditions par internet.
Concernant les factures d’acompte si quelques règles sont semblables il demeure quelques différences.
A qui revient la responsabilité de l’envoi d’une facture ?
Généralement le vendeur, l’entrepreneur ou le prestataire de services s’en chargera, toutefois il est possible que le client procède lui-même à la facturation.
A quel moment faut-il envoyer la facture ?
Normalement, l’envoi de la facture au client doit intervenir dès la réalisation de la vente ou l’exécution de la prestation.
Dans le cadre d’une vente, le fait générateur correspond au transfert de la propriété des biens vendus. Pourtant quelques jours de décalage sont admis par l’administration fiscale.
Le support et le contenu
On peut utiliser le papier ou l’informatique. L’important est de n’omettre aucune des mentions indiquées par la loi.
Voici les mentions les plus importantes concernant l’entreprise et le client :
- La dénomination,
- Le siège social,
- Le numéro d’inscription à un registre,
- Le type de registre suivi de la ville d’implantation,
- Le numéro d’identification à la TVA,
- La date d’émission de la facture,
- Le numéro de la facture,
- Le détail de la prestation ou de la vente c’est-à-dire la désignation,
- La quantité,
- Le prix unitaire,
- Les majorations et réductions et le prix total hors taxes,
- Le taux de TVA en vigueur,
- Le montant de la taxe et le total TTC,
- La référence à une éventuelle mesure d’exonération de TVA,
- La date de livraison du bien ou la date d’exécution de la prestation de services,
- Les conditions de paiement c’est-à-dire le délai de paiement,
- Le taux d’escompte applicable,
- Le taux des pénalités de retard en cas de retard de paiement et le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement).
Il y a des mentions spéciales qui sont prévues pour l’auto-liquidation, l’auto-facturation ou le régime des œuvres d’art des objets de collection et biens d’occasion.
Si vous optez pour l’envoi par électronique il faudra respecter la réglementation adéquate.
Depuis le 1er janvier 2019, la transmission des factures sous formedématérialisée est obligatoire pour les petites et moyennes entreprises de 10 à250 salariés fournisseurs du secteur public (Etat, collectivités locales,hôpitaux, établissements publics, etc.).
Les factures d’acomptes
Elles permettent à toutes les entreprises de demander à un client de verser une partie du prix de la future prestation ou vente. Une facture sera obligatoirement délivrée.
Les mentions qui doivent figurer sur cette facture sont les mêmes que pour une facture définitive.
Une tolérance toutefois pour les informations qui ne peuvent pas être connues au moment de l’établissement de cette facture.
Concernant la TVA deux cas :
- Pour les opérations de livraisons de biens, la TVA ne doit pas figurer
sur la facture d’acompte.
- Pour les opérations de prestations de services, la TVA doit figurer sur la facture d’acompte.
La facture définitive mentionnera les factures d’acomptes qui seront déduites du montant total à payer.
